2020.01.06暮らし

幹事の時、注意する事は何ですか？

３１歳：女性（四緑木星しろくもくせい）

今度、会社の忘年会の幹事をする事になりました。
初めは姉御的な存在の人（５０歳の女性）が言い出した事なのですが、「私は若い人達と交流があまりないので年齢的にあなた達が幹事をするのがちょうど良いわ。」と私ともう2人の30代３人組が幹事に指名されてしまいました。
最初は面倒だなと文句を言っていたのですが、確かに丁度真ん中くらいの年齢ですし、飲み会は好きなので、できれば楽しい忘年会にしたいと今は思っています。

人数は40人くらいで20歳から60歳くらいまでおり、男女半々くらいのメンバーで忘年会を行うのですが、大人数の忘年会で何か注意する事はありますか？
私も他の２人も幹事をした事や大人数で飲みに行った事がないので具体的に何に気をつけたら良いかわかりません。
友人に聞いても「そんなの適当でいいのよ。」と言われ、聞いた相手を間違ってしまったようです。

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ある意味、適当でいい。

お友達のアドバイスはある意味正解！あなたのチョイスは間違っていません。
適当と言うと響きが悪いですが、あなたが幹事をする事だけで十分皆さんの為になっています。もちろん段取りをしなくてはいけませんが、全員の要望に応える事は難しい事を踏まえて、「適当なところでよい」のです。

注意は３点

人数に関わらず、注意すべき事はあります。「お金」「忘れ物」「飲酒運転」の３つです。
まず、会費は当日回収。開始（着席や乾杯）前までにきちんともらいましょう。
早めにお金を預かってしまうと、気になりますし、何があるかわかりません。
開始前に回収し、全額揃ったらすぐにお店に支払いましょう。そうすれば、帰りもスムーズですし、あなたもみんなのお金を持ち続ける緊張感から解放されます。

次に「忘れ物」です。帰りにテーブルの上やいすの下などを確認する光景はよく見かけますが、結構困るのが靴です。
それぞれが鍵付きの靴箱に入れられるお店であれば問題ないのですが、棚にズラッと並べるタイプの靴置き場だとわかりにくくなります。会社へドレスコードを基本にした靴を履いて行っている場合、どれも似た様に見えてきます。

1つの方法として靴に名札をつけるのはいかがでしょう。会費を支払ってもらった人へメモ用紙とクリップを渡し、自分で名前か目印を書いて靴に入れてもらうか、クリップで挟んでもらいましょう。
これで、帰りに間違えて履いて帰られる事もないですし、誰の靴か他の人でもわかります。

最後が「飲酒運転」です。 忘年会に参加する人の中には、初めて一緒に飲む人もいると思います。意外な人が意外に酒癖悪かったりします。「当日、飲酒される方は運転厳禁です。帰宅時の事を踏まえて出勤を。」と忘年会の要項に記載しておきましょう。
この３つを注意しておけば、幹事として十分だと思います。

一応、流れを参考までに。

1. 開催日を通知し、出欠を確認する
   人数も多いので、開催日を複数候補にして選択してもらうのでなく、開催日決定で出欠をとった方が集計しやすくなります。この時、およその値段（3,000円から4,000円など）とお店は幹事側にお任せの旨もお伝えすると個別に質問される事が減ります。
   中年女性はいろいろ聞いてきますが「また詳しい事はまとめてアナウンスしますね。」と言って個別に対応しない様に気を付けて下さい。個別対応すると、悪気のない間違った情報が流れ始めます（笑）
2. 人数を把握し、店選び ネットで見るか、行った事のあるお店など、せっかくですので楽しんで決めましょう。
   念のためお店に連絡し「当日何名まで増減可能か。またキャンセル料はいつからどう発生するのか。」も確認しておきましょう。
3. 詳細案内
   お店の詳細、会費、キャンセルについての注意事項、飲酒運転厳禁についての文言を入れた案内をして当日を迎えましょう。

「二次会は？」など言われたら「あまり遅くなってもいけない方もいると思うので、段取りしませんでした。一旦解散で、その後はみなさんご自身でお願いします。」でＯＫ。これで十分です。
適当で良いと言いながらも細かくなってしまいましたね。

四緑木星の方は、元来気配り上手ですので、職場の飲み会の幹事などは適任ですが、いろんな人の意見をきちんと聞いて、出来る限り取り入れたいと思ってしまうタイプです。
何事も、世の中全員が１００％満足する事はありませんし、後でもしガタガタ言う人が居たら、笑顔でその人に次回の幹事をお願いしましょう。

あなたがみんなの楽しい忘年会の為にいろんな配慮をした思いは通じます。大盛況の忘年会になるように祈っています。

（2018年12月回答）

ご相談者様には実際にお会いし、ご提供いただきました生年月日等々の情報とその方がお持ちの空気感や私の経験、関係協力先からの情報、及びあらゆる感（笑）などに基づきご回答させて頂いております。